La gestion des devis et des factures est le coeur de votre activité commerciale. Un devis clair et professionnel augmente vos chances de conversion ; une facture bien suivie garantit votre trésorerie. RB Solution simplifie l’ensemble du processus, de la proposition commerciale jusqu’a l’encaissement.
Créer un devis professionnel
Acceder à la création de devis
Depuis le menu principal, cliquez sur Devis > Nouveau devis. L’interface de création s’ouvre avec les informations de votre entreprise déjà pré-remplies (raison sociale, SIRET, logo, coordonnées).
Selectionner ou créer un client
La première étape consiste a associer le devis à un client. Deux options s’offrent à vous :
- Client existant : commencez a taper le nom ou le téléphone, le système propose les correspondances.
- Nouveau client : cliquez sur “Créer un contact” pour ajouter ses coordonnées à la volee sans quitter la page de création.
Ajouter les lignes de prestation
Pour chaque poste du devis, renseignéz :
- Description : soyez precis pour éviter les malentendus. Par exemple, au lieu de “Travaux plomberie”, ecrivez “Remplacement du mitigeur de cuisine (fourniture et pose, marque Grohe Eurosmart)”.
- Quantite et unite : 1 forfait, 3 heures, 12 metres lineaires, etc.
- Prix unitaire HT : le montant hors taxes par unite.
- Taux de TVA : 10 % pour les travaux de rénovation dans un logement de plus de 2 ans, 20 % pour les constructions neuves ou les prestations hors rénovation.
Astuce : si vous avez configure votre catalogue de prestations, cliquez sur Ajouter depuis le catalogue pour inserer une ligne pré-remplie. Pour un électricien qui réalisé fréquemment des mises aux normes de tableaux électriques, cette fonctionnalité permet de générer un devis détaillé en quelques clics.
Personnaliser votre devis
RB Solution propose plusieurs options de personnalisation :
- Conditions de validite : par défaut 30 jours, modifiable selon vos pratiques.
- Conditions de paiement : acompte à la commande, paiement a réception, echeancier.
- Notes et conditions particulieres : garantie décennale, références d’assurance, délai d’intervention prévu.
- Rémise commerciale : en pourcentage ou en montant fixe, sur une ligne ou sur le total.
Previsualiser et envoyer
Avant l’envoi, utilisez la fonction Apercu pour vérifier la mise en page. Le devis génère un PDF au format professionnel avec votre logo, vos coordonnées complètes et la mention obligatoire de votre assurance décennale (pour les travaux concernes).
L’envoi se fait directement par e-mail depuis RB Solution. Le client reçoit un message soigne avec le PDF en pièce jointe et un bouton pour accepter ou refuser le devis en ligne.
Suivre vos devis en cours
Statuts et notifications
Chaque devis possède un statut visible dans la liste :
- Brouillon : devis en cours de redaction, non envoyé.
- Envoye : transmis au client, en attente de réponse.
- Accepte : le client a accepte votre proposition.
- Refuse : le client a decline.
- Expire : la date de validite est depassee sans réponse.
Lorsqu’un client accepte ou refuse votre devis, vous recevez une notification instantanee.
Relancer un devis en attente
Un devis reste sans réponse depuis 7 jours ? RB Solution vous le signale dans le tableau de bord. Vous pouvez envoyer une relance en un clic, avec un message personnalisé.
Exemple : un chauffagiste envoie un devis pour l’installation d’une pompe a chaleur. Après une semaine sans retour, il envoie une relance : “Bonjour M. Durand, je me permets de revenir vers vous concernant le devis pour l’installation de votre pompe a chaleur. Restez-vous intéressé ? Je reste disponible pour répondre à vos questions.”
De la facturation au paiement
Transformer un devis en facture
Lorsqu’un devis est accepte, transformez-le en facture en un clic via le bouton Créer la facture. Toutes les lignes, montants et informations client sont repris automatiquement. Le numéro de facture est attribue sequentiellement selon la numérotation que vous avez definie dans les parametres.
Créer une facture indépendante
Vous pouvez egalement créer une facture sans devis prealable, depuis Factures > Nouvelle facture. Le processus est identique à la création de devis : selection du client, ajout des lignes, personnalisation des conditions.
Mentions obligatoires
RB Solution intégré automatiquement les mentions légales requises sur vos factures :
- Numéro de facture unique et chronologique
- Date d’émission et date d’échéance
- Identite complète du vendeur et de l’acheteur
- Detail des prestations avec prix unitaires HT
- Montant total HT, TVA et TTC
- Conditions de paiement et pénalités de retard
- Mention “TVA non applicâble, article 293 B du CGI” (si vous êtes en franchise de TVA)
Vous n’avez pas à vous soucier de la conformité légale : le système s’en charge.
Envoyer et suivre la facture
L’envoi fonctionne comme pour les devis : par e-mail avec PDF en pièce jointe. Le suivi des paiements se fait depuis la liste des factures avec les statuts suivants :
- En attente : facture envoyée, paiement non reçu.
- Payee : paiement enregistre (manuellement ou via intégration bancaire).
- En retard : échéance depassee sans paiement.
- Annulee : facture annulee (un avoir est génère automatiquement).
Gerer les relances et impayées
Relances automatiques
RB Solution peut envoyer des relances automatiques selon un calendrier que vous definissez :
- Premiere relance : 7 jours après l’échéance — ton courtois et rappel du montant.
- Deuxieme relance : 15 jours — mention des pénalités de retard applicâbles.
- Troisieme relance : 30 jours — mise en demeure formelle.
Chaque relance est personnalisable. Vous pouvez modifier le texte, le délai et desactiver l’automatisation pour certains clients.
Suivi de trésorerie
La section Factures affiche un résumé de votre trésorerie :
- Montant total des factures en attente de paiement
- Montant des factures en retard
- Chiffre d’affaires encaisse sur le mois en cours
Pour un plombier qui jongle entre dix chantiers, cette vue synthétique permet d’identifier immédiatement les factures a problème et d’agir en consequence.
Modeles et personnalisation
Adapter vos documents à votre image
RB Solution vous permet de personnaliser l’apparence de vos devis et factures :
- Couleur principale : assortie à votre charte graphique.
- Logo : affiche en haut de chaque document.
- Police de caractères : sobre et professionnelle.
- Pied de page : mentions légales, coordonnées bancaires, conditions générales de vente.
Conditions générales de vente
Vous pouvez rédiger vos CGV directement dans RB Solution et les joindre automatiquement à chaque devis. C’est indispensable pour vous protégér juridiquement, notamment en cas de litige sur les délais ou les conditions de paiement.
Bonnes pratiques pour les artisans
Detaillez vos prestations
Un devis détaillé rassure le client et réduit les contestations. Precisez les marques et références des materiaux, les quantités exactes et les conditions d’intervention. Un électricien qui mentionne “Tableau Schneider Resi9 18 modules, 8 disjoncteurs 16A, 2 disjoncteurs 32A, 1 interrupteur différentiel 40A type AC” inspire davantage confiance qu’un simple “Installation tableau électrique”.
Envoyez vite, relancez vite
Les statistiques montrent qu’un devis envoyé dans les 24 heures suivant la demande a deux fois plus de chances d’être accepte. De même, une relance a J+7 multiplie par trois le taux de conversion par rapport à une relance a J+30.
Facturez des la fin du chantier
N’attendez pas la fin du mois pour émettre vos factures. Facturez des que l’intervention est terminee : le client a le chantier en tête, la satisfaction est fraiche, le paiement sera plus rapide.
RB Solution rend l’ensemble de ce processus fluide et professionnel. De la première proposition commerciale jusqu’a l’encaissement, chaque étape est tracee, automatisée et accessible depuis votre tableau de bord.